Beispielrechnung: Eine Physiotherapiepraxis mit 100 Anrufen pro Woche, die drei von zehn während der Behandlung nicht annimmt, lässt rund 130 Anrufe im Monat liegen. Steht hinter drei von zehn davon eine neue Verordnung mit sechs Behandlungen zu je 30 €, fehlen rund 7.000 € Umsatz im Monat, etwa 84.000 € im Jahr. Ein KI-Telefonassistent kostet ab 249 € im Monat.
Die Rechnung
| Schritt | Wert |
|---|---|
| Anrufe pro Woche | 100 |
| Davon nicht angenommen | 30 % |
| Verpasste Anrufe im Monat | 130 |
| Davon eine neue Verordnung (30 %) | rund 39 |
| Wert einer Verordnung mit sechs Behandlungen | 180 € |
| Umsatz im Monat | rund 7.000 € |
Ein Monat hat hier 4,33 Wochen. Ungerundet sind es 129,9 verpasste Anrufe, 38,97 Verordnungen und 7.014,60 € im Monat. Gerundet sind das 7.000 € im Monat und 84.000 € im Jahr. Mit Ihren eigenen Zahlen rechnet der Rechner für Physiotherapiepraxen.
Die Annahmen sind Beispielwerte. 100 Anrufe pro Woche sind bei fünf Öffnungstagen 20 am Tag, passend zu einer Praxis mit mehreren Therapeutinnen und Therapeuten. Drei von zehn Anrufen gehen verloren, weil gerade alle behandeln. Nur drei von zehn verpassten Anrufen rechnen wir als neue Verordnung, denn viele Anrufe sind Absagen, Verschiebungen und Fragen von Patienten, die schon in Behandlung sind. 180 € stehen für sechs Einheiten Krankengymnastik zu je 30 €. Für eine Einheit sieht die Vergütungsvereinbarung der gesetzlichen Kassen seit Januar 2026 bundesweit 29,63 € vor, die Zuzahlung des Patienten eingerechnet. Gerechnet ist Umsatz, nicht Gewinn.
Nicht eingerechnet sind Privatpatienten, Selbstzahler und Hausbesuche.
Warum verpassen Physiotherapiepraxen so viele Anrufe?
In der Behandlung sind beide Hände beim Patienten. Für eine Einheit Krankengymnastik sieht dieselbe Vergütungsvereinbarung 15 bis 25 Minuten vor, danach wartet schon der Nächste. Wer zwischendurch ans Telefon geht, unterbricht die Behandlung. Wer an der Rezeption sitzt, kümmert sich zuerst um die Patienten am Tresen: Zuzahlung, Unterschrift auf der Verordnung, Folgetermine.
Wer mit einer neuen Verordnung anruft, hat wenig Zeit. Bei Kassenpatienten muss die Behandlung innerhalb von 28 Tagen nach Ausstellung beginnen, bei dringlichem Bedarf innerhalb von 14 Tagen, sonst verliert die Verordnung ihre Gültigkeit (§ 15 Heilmittel-Richtlinie). Wer Sie nicht erreicht, kann deshalb nicht lange auf Ihren Rückruf warten und versucht es womöglich gleich bei der nächsten Praxis.
Was kostet ein verpasster Anruf, wenn der Kalender voll ist?
Weniger, als die Rechnung oben zeigt. Haben Sie für Wochen keinen freien Termin, hätten Sie einen Teil der neuen Patienten ohnehin auf die Warteliste gesetzt.
Teuer wird dann die Absage, die niemand annimmt. Erreicht eine Patientin am Morgen niemanden, um ihren Termin am Nachmittag abzusagen, bleibt die Liege leer. Eine Behandlung, die nicht stattfindet, dürfen Sie nach derselben Vergütungsvereinbarung nicht abrechnen. Im Beispiel fehlen dann jedes Mal 30 €. Bleiben in der Woche fünf abgesagte Termine leer, sind das rund 650 € im Monat. Der Assistent nimmt die Absage entgegen und ruft die Warteliste an, bis der Platz wieder vergeben ist.
Wie sieht ein Tag in der Physiotherapiepraxis mit KI-Telefonassistent aus?
Ein Patient ruft mit einer Verordnung über sechsmal Krankengymnastik an, zweimal pro Woche. Der Assistent fragt nach dem Ausstellungsdatum und bucht alle sechs Termine, ab nächster Woche dienstags und freitags um 7:30 Uhr.
Eine Patientin sagt ihre Lymphdrainage um 14 Uhr ab. Der Assistent bietet den Platz zuerst einem Patienten von der Warteliste an, dessen Behandlung spätestens in fünf Tagen beginnen muss. Um 9:40 Uhr ist der Platz neu vergeben.
Eine Tochter fragt, ob ihr Vater zu Hause behandelt werden kann. Der Assistent fragt, ob auf der Verordnung ein Hausbesuch angekreuzt ist, und plant Ihren Rückruf für 13 Uhr.
Über Ihre Website fragt eine Selbstzahlerin nach einer Massage. Rückruf nach einer Minute: Der Assistent nennt Ihren Preis ohne Rezept und bucht Freitag um 18 Uhr.
Der Assistent bucht alle Termine einer Verordnung in freie Zeiten, beantwortet Fragen zu Hausbesuchen und Preisen so, wie Sie es ihm vorgeben, und bietet abgesagte Termine der Warteliste an. Terminanfragen über Ihre Website ruft er in einer Minute zurück.
Ab wann rechnet sich ein KI-Telefonassistent für Physiotherapiepraxen?
Unitas Start kostet 249 € im Monat, dazu einmalig 490 € für die Einrichtung. Bei 180 € pro Verordnung hat sich der Assistent bezahlt gemacht, sobald er zwei Verordnungen im Monat rettet. Im Beispiel oben fehlen rund 39 Verordnungen im Monat.
Start enthält 300 Gesprächsminuten im Monat. Dauert ein Anruf ein bis zwei Minuten, reicht das für die rund 130 Anrufe im Beispiel, die sonst niemand annimmt.
Wer Terminanfragen von der Website in einer Minute zurückrufen oder Termine direkt in seiner Praxissoftware buchen lassen will, braucht das Paket Pro für 449 € im Monat und einmalig 990 € für die Einrichtung. Dann rechnet es sich ab drei Verordnungen im Monat. Alle Pakete stehen auf der Seite Preise.
Häufige Fragen
Fragt der Assistent nach der Diagnose?
Nein. Er fragt nur nach dem, was der Termin braucht: Name, Rückrufnummer, Heilmittel, Anzahl und Frequenz der Behandlungen, das Ausstellungsdatum und ob ein Hausbesuch verordnet ist. Möchte jemand über Beschwerden sprechen, plant er Ihren Rückruf.
Was sagt er Privatpatienten und Selbstzahlern?
Er nennt Ihre Preise, so wie Sie sie ihm vorgeben, und bucht auch ohne Kassenrezept. Fragen zur Erstattung durch die private Krankenversicherung gibt er an Sie weiter.
Ist das mit Datenschutz und Schweigepflicht vereinbar?
Schon die Anmeldung zur Behandlung ist ein Gesundheitsdatum (Erwägungsgrund 35 DSGVO), und dafür setzt Art. 9 DSGVO enge Grenzen. Deshalb fragt der Assistent nicht nach Beschwerden oder Befunden. Die Sprach-KI läuft auf Servern in der EU. Gespräche werden dort als Text und Ton 30 Tage gespeichert und dann gelöscht. Der Assistent sagt das gleich nach dem KI-Hinweis, und wer das nicht möchte, bekommt einen persönlichen Rückruf. Erzählt ein Patient ungefragt von Beschwerden, steht das mit im gespeicherten Gespräch. Sie bekommen einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Weil Physiotherapeuten der Schweigepflicht nach § 203 StGB unterliegen, verpflichten Sie uns außerdem vor dem Start zur Verschwiegenheit. Mehr dazu unter Datenschutz und KI.
Zählen Sie eine Woche lang an der Rezeption mit, wie viele Anrufe während der Behandlungen niemand annimmt und wie viele abgesagte Termine leer bleiben. Dann rechnen Sie mit Ihren Zahlen nach. Lohnt es sich, bauen wir den Assistenten in 48 Stunden, und Sie testen ihn.
Entwurf: Ole prüft diesen Text noch.