Beispielrechnung: Eine Steuerkanzlei mit 60 Anrufen pro Woche, die jeden fünften nicht annimmt, lässt rund 52 Anrufe im Monat liegen. Wird nur aus drei von hundert davon ein neues Mandat mit 2.000 € Jahreshonorar, gehen jeden Monat Mandate mit rund 3.100 € Jahreshonorar verloren, im Jahr also 37.200 €. Ein KI-Telefonassistent kostet ab 249 € im Monat.
Die Rechnung
| Schritt | Wert |
|---|---|
| Anrufe pro Woche | 60 |
| Davon nicht angenommen | 20 % |
| Verpasste Anrufe im Monat | 52 |
| Davon ein neues Mandat (3 %) | 1,6 |
| Jahreshonorar eines neuen Mandats | 2.000 € |
| Verpasstes Jahreshonorar im Monat | rund 3.100 € |
Genau gerechnet sind es 1,56 neue Mandate im Monat mit zusammen 3.118 € Jahreshonorar, gerundet 3.100 €. Aufs Jahr gerechnet gehen so Mandate mit rund 37.200 € Jahreshonorar verloren. Mit Ihren eigenen Zahlen rechnet der Rechner für Steuerberater.
Die Annahmen sind Beispielwerte. 60 Anrufe pro Woche passen zu einer kleinen Kanzlei mit einem Steuerberater und wenigen Mitarbeitern. Jeder fünfte Anruf bleibt liegen, weil alle an Erklärungen, Abschlüssen und Voranmeldungen sitzen. Die meisten Anrufer sind Mandanten mit Rückfragen, deshalb rechnen wir damit, dass nur drei von hundert verpassten Anrufen ein neues Mandat geworden wären. 2.000 € im Jahr stehen für ein kleines Mandat. Ihr eigenes Durchschnittshonorar kennen Sie aus Ihrer Honorarabrechnung.
Gerechnet ist nur das erste Jahr, obwohl ein Mandat jedes Jahr wieder zahlt, solange der Mandant bleibt. Nicht eingerechnet ist auch die Zeit, die jeder Anruf kostet, den jemand mitten in einer Erklärung annimmt.
Wann bleiben in der Steuerkanzlei Anrufe liegen?
In den Wochen vor einer Abgabefrist sitzt das ganze Team an Erklärungen und Abschlüssen. Dazu kommt jeden Monat der Zehnte: Bis dahin sind die Umsatzsteuer-Voranmeldungen und Lohnsteuer-Anmeldungen der Mandanten fällig (§ 18 UStG, § 41a EStG). Wer dann ans Telefon geht, unterbricht die Arbeit an der Frist, und wer nicht rangeht, verpasst vielleicht ein Mandat.
Mandanten rufen an, weil Belege fehlen, ein Bescheid gekommen ist oder sie wissen wollen, ob ihre Erklärung rechtzeitig fertig wird. Dazwischen ruft eine Gründerin an, die einen Steuerberater sucht. Erreicht sie niemanden, ist die nächste Kanzlei nur einen Anruf entfernt.
Wie sieht ein Tag in der Steuerkanzlei mit KI-Telefonassistent aus?
Der Beispieltag ist Dienstag, der 28. April 2026. Zwei Tage später endete die Frist für die Steuererklärungen 2024, die ein Steuerberater erstellt (Art. 97 § 36 EGAO).
Ein Mandant hat seinen Steuerbescheid bekommen und versteht die Nachzahlung nicht. Der Assistent fragt, seit wann der Bescheid da ist, und gibt die Nachricht als eilig an die zuständige Beraterin weiter.
Eine Gründerin sucht einen Steuerberater für ihre neue GmbH. Der Assistent klärt, dass es um Buchhaltung und Lohn geht, und bucht ein Erstgespräch für Montag um 10 Uhr.
Ein Mandant fragt, ob er sein Arbeitszimmer absetzen kann. Der Assistent nimmt die Frage für den Rückruf auf, denn steuerliche Auskünfte gibt er nicht.
Eine Mandantin meldet, dass das Finanzamt eine Betriebsprüfung angekündigt hat. Der Assistent stellt sie direkt zum Berater durch, so wie die Kanzlei es für Prüfungen festgelegt hat.
Der Assistent nimmt jeden Anruf an und stellt Dringendes durch, trägt Erstgespräche in Ihren Kalender ein und ruft Neumandanten, die über Ihre Website anfragen, in einer Minute zurück. Bei Mandanten, die zugestimmt haben, fordert er fehlende Unterlagen an.
Ab wann rechnet sich ein KI-Telefonassistent für Steuerberater?
Unitas Start kostet 249 € im Monat, im Jahr also 2.988 €, dazu einmalig 490 € für die Einrichtung. Ein neues Mandat mit 2.000 € Jahreshonorar bezahlt den Assistenten acht Monate lang. Zwei neue Mandate im ersten Jahr decken alles, auch die Einrichtung: 4.000 € Honorar stehen 3.478 € Kosten gegenüber.
Wer Neumandanten von der Website in einer Minute zurückrufen lassen will, braucht das Paket Pro für 449 € im Monat. Alle Pakete stehen auf der Seite Preise.
Häufige Fragen
Ist das mit der Verschwiegenheitspflicht vereinbar?
Was ein Mandant am Telefon sagt, fällt unter Ihre Verschwiegenheitspflicht (§ 57 StBerG). Einen Dienstleister dürfen Sie trotzdem einbinden, soweit das für seine Leistung nötig ist: Sie wählen ihn sorgfältig aus und verpflichten ihn in Textform zur Verschwiegenheit, mit Belehrung über die Strafbarkeit (§ 62a StBerG, § 203 StGB). Diese Vereinbarung schließen wir vor dem ersten Anruf, dazu einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
Gespräche werden als Text und Ton 30 Tage in der EU gespeichert und dann gelöscht. Der Assistent sagt das gleich nach dem KI-Hinweis, und wer das nicht möchte, bekommt einen persönlichen Rückruf. Mehr dazu unter Datenschutz und KI.
Arbeitet der Assistent mit DATEV?
Termine landen in Outlook, Google oder iCloud, Rückrufwünsche als Zusammenfassung per E-Mail. An DATEV binden wir ihn an, wenn Ihre Installation eine Schnittstelle dafür hat, etwa DATEVconnect für die Zentralen Stammdaten. Ob das bei Ihnen geht, klären wir im Erstgespräch.
Was macht er, wenn ein Mandant einen Bescheid bekommen hat?
Er fragt, seit wann der Bescheid da ist, und gibt die Nachricht als eilig weiter, denn für den Einspruch bleibt ein Monat nach Bekanntgabe (§ 355 AO). Ob sich ein Einspruch lohnt, sagt er nicht. Das klärt der Berater.
Zählen Sie eine Woche lang mit, wie viele Anrufe niemand annimmt und wie viele davon von Neumandanten kommen, und rechnen Sie mit Ihren Zahlen nach. Lohnt es sich, schließen wir die Verschwiegenheitsvereinbarung, bauen den Assistenten in 48 Stunden, und Sie testen ihn.
Entwurf: Ole prüft diesen Text noch.
