Ein KI-Anrufbeantworter nimmt Nachrichten an und schickt sie Ihnen als Text, den Rückruf übernehmen Sie selbst. Ein KI-Telefonassistent erledigt das Anliegen für Sie: Er beantwortet Fragen, bucht Termine, stellt Dringendes durch und ruft neue Anfragen zurück. Wer am Telefon vor allem Nachrichten bekommt, kommt mit einem Anrufbeantworter aus; wer dort Termine und Aufträge verliert, braucht einen Assistenten.
Was macht eine klassische Mailbox?
Die Mailbox ist der Anrufbeantworter im Netz Ihres Telefonanbieters, je nach Anbieter heißt sie auch Sprachbox oder Mobilbox (Wikipedia). Der Anrufer hört Ihre Ansage und spricht nach dem Piepton seine Nachricht auf. Sie hören sie später ab, notieren Namen und Nummer und rufen zurück. Der Anrufbeantworter in der Fritz!Box schickt Nachrichten auf Wunsch per E-Mail, aber als Audiodatei. Abhören müssen Sie also trotzdem.
Das ist einfach und günstig. Nicht jeder spricht aber gern auf ein Band, und wer auflegt, hinterlässt allenfalls eine Nummer in Ihrer Anrufliste. Wer eine Nachricht hinterlässt, wartet auf Ihren Rückruf und ruft in der Zwischenzeit vielleicht einen anderen Betrieb an.
Was ist ein KI-Anrufbeantworter?
Ein KI-Anrufbeantworter nimmt Nachrichten an wie eine Mailbox, wandelt sie aber in Text um und schickt sie Ihnen, oft mit einer kurzen Zusammenfassung. Manche fragen dabei gezielt nach Name, Nummer und Anliegen, damit nichts fehlt. Sie lesen die Nachricht, statt sie abzuhören. Zurückrufen und das Anliegen klären müssen Sie aber selbst.
Der Begriff ist nicht geschützt. Manche Anbieter nennen auch einen Assistenten, der Fragen beantwortet und Termine bucht, „KI-Anrufbeantworter“. Fragen Sie deshalb nicht nach dem Namen, sondern danach, was nach dem Anruf erledigt ist.
Was macht ein KI-Telefonassistent anders?
Ein KI-Telefonassistent führt das Gespräch zu Ende. Er kennt Ihre Leistungen, Preise und Regeln und arbeitet mit Ihrem Kalender:
- Fragen beantworten: Öffnungszeiten, Preise, Anfahrt, so wie Sie es vorgeben.
- Termine vereinbaren: nur in freie Zeiten, direkt in Ihren Kalender.
- Dringendes durchstellen: nach Ihren Regeln zu Ihnen oder Ihrer Vertretung.
- Neue Anfragen zurückrufen: Wer über Ihre Website oder ein Portal anfragt, bekommt innerhalb einer Minute einen Anruf.
Was er nicht weiß, sagt er offen und notiert es für Ihren Rückruf. Bei diesen Anrufen arbeitet er also wie ein KI-Anrufbeantworter, alle anderen erledigt er selbst. Die Grundlagen stehen in Was ist ein KI-Telefonassistent?
Worin unterscheiden sich die drei Lösungen?
| Klassische Mailbox | KI-Anrufbeantworter | KI-Telefonassistent | |
|---|---|---|---|
| Was der Anrufer erlebt | eine Ansage und den Piepton | eine Ansage oder Fragen nach Name, Nummer und Anliegen | ein Gespräch, in dem sein Anliegen erledigt wird |
| Was Sie bekommen | eine Tonaufnahme | die Nachricht als Text, oft mit Zusammenfassung | eine Zusammenfassung dessen, was schon erledigt ist |
| Fragen beantworten | nein | in der Regel nicht | ja, nach Ihren Vorgaben |
| Termin buchen | nein | nein, der Wunsch steht in der Nachricht | ja, direkt in Ihren Kalender |
| Dringende Anrufe | warten auf dem Band | stehen in der Nachricht | werden nach Ihren Regeln durchgestellt |
| Rückruf | durch Sie | durch Sie, mit Notiz | neue Anfragen ruft er selbst zurück |
| Kosten | gering | je nach Anbieter | monatlich, bei Unitas ab 249 € plus Einrichtung |
Nennt ein Anbieter seinen vollen Assistenten „KI-Anrufbeantworter“, gilt die rechte Spalte.
Was passiert mit einem dringenden Anruf?
Ein erfundenes Beispiel: ein SHK-Betrieb mit vier Leuten, Freitag, 19:40 Uhr. Bei einer Kundin ist die Heizung ausgefallen, draußen friert es.
- Mit Mailbox: Sie spricht ihr Anliegen aufs Band. Der Chef hört es am Samstagmorgen ab. Bis dahin sitzt die Kundin im Kalten oder hat einen anderen Betrieb angerufen.
- Mit KI-Anrufbeantworter: Eine KI nimmt Name, Adresse und Anliegen auf. Kurz danach steht „Heizung ausgefallen, bitte dringend zurückrufen“ im Postfach. Ob jemand das am Freitagabend liest, ist offen.
- Mit KI-Telefonassistent: Er erkennt nach den Regeln des Betriebs einen Notfall, nennt den Notdienstzuschlag und stellt zum Kollegen mit Bereitschaft durch.
Mehr dazu auf der Seite KI-Telefonassistent für SHK-Betriebe.
Welche Lösung passt zu welchem Betrieb?
| Ihre Lage | Was passt | Warum |
|---|---|---|
| Wenige Anrufe, fast nur Stammkunden, ein Rückruf am selben Tag genügt | Mailbox | Ihre Kunden kennen Sie und warten auf den Rückruf. |
| Fast jedes Anliegen braucht Sie persönlich, etwa eine Beratung | KI-Anrufbeantworter | Sie rufen ohnehin zurück, wissen aber vorher, worum es geht. |
| Anrufer wollen einen Termin, etwa im Friseursalon, oder einen Tisch | KI-Telefonassistent | Der Termin steht im Kalender, noch während der Anrufer am Telefon ist. |
| Notfälle müssen sofort zu Ihnen | KI-Telefonassistent | Er stellt nach Ihren Regeln durch, auch am Abend. |
| Anfragen kommen über Website oder Portale | KI-Telefonassistent mit Rückruf | Er ruft innerhalb einer Minute zurück, bei Unitas im Paket Pro. |
Ganz abgeben müssen Sie das Telefon nicht. Sie nehmen weiter selbst ab, wenn Sie können, und eine Rufumleitung nach 20 Sekunden gibt den Rest an den Assistenten. Schalten Sie dann die Mailbox aus, sonst greift sie vor der Umleitung. Wie das in der Fritz!Box, am Handy oder in der Telefonanlage geht, steht in Rufumleitung einrichten. Brauchen Ihre Anrufer vor allem einen Menschen, hilft der Vergleich KI-Telefonassistent oder Telefonservice?
Gibt es einen KI-Anrufbeantworter kostenlos?
Einen Anrufbeantworter ohne KI oft schon: Die Fritz!Box hat Anrufbeantworter eingebaut, und bei vielen Anschlüssen gehört eine Mailbox dazu. Für einen KI-Telefonassistenten von Unitas gibt es keinen kostenlosen Tarif. Kostenlos sind die Demo, in der Sie direkt im Browser mit unserer Assistentin KI-Sabine sprechen, und für die ersten drei Pilotkunden die Einrichtung.
Prüfen Sie bei jedem Gratisangebot mit KI, wo die Gespräche verarbeitet werden, wie lange sie gespeichert bleiben und ob Sie einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung bekommen. Mehr dazu in KI am Telefon und Datenschutz.
Was gehört in die Ansage?
Die Ansage einer Mailbox sagt, wer Sie sind, wann Sie zurückrufen und was der Anrufer aufsprechen soll. Ein Beispiel für einen erfundenen Malerbetrieb: „Malerbetrieb Krämer, guten Tag. Wir rufen Sie bis morgen Mittag zurück. Bitte nennen Sie nach dem Ton Ihren Namen, Ihre Nummer und Ihr Anliegen.“ Versprechen Sie nur, was Sie halten können. Sie können die Ansage auch von einer KI-Stimme sprechen lassen und in die Fritz!Box laden. Das klingt professionell, aber der Anrufer spricht danach trotzdem aufs Band.
Spricht eine KI selbst mit dem Anrufer, muss sie gleich zu Beginn sagen, dass sie eine KI ist (Art. 50 KI-Verordnung). Mit einem Assistenten von Unitas beginnt das Gespräch für denselben Betrieb so: „Malerbetrieb Krämer, hier ist der KI-Assistent. Das Gespräch wird gespeichert. Wie kann ich helfen?“ Den Speicherhinweis gibt der Assistent gleich nach dem KI-Hinweis, denn KugelAudio, der Anbieter unserer Sprach-KI, speichert jedes Gespräch als Text und Ton 30 Tage in der EU und löscht es dann. Wer das nicht möchte, bekommt einen persönlichen Rückruf.
Was kostet ein KI-Telefonassistent bei Unitas?
Das Paket Start kostet 249 € im Monat plus 490 € für die Einrichtung. Der Assistent nimmt Anrufe an, bucht Termine, stellt Dringendes durch und schickt nach jedem Anruf eine Zusammenfassung. Im Paket Pro für 449 € im Monat plus 990 € Einrichtung ruft er zusätzlich neue Anfragen innerhalb einer Minute zurück. Für mehrere Standorte gibt es Individuell ab 890 € im Monat. Es gilt die „30 Tage Geld-zurück-Garantie“. Alle Preise sind Endpreise, nach § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet. Mehr auf der Seite Preise.
Ob sich das für Ihren Betrieb rechnet, zeigt der Rechner mit Ihren eigenen Zahlen.
Entwurf: Ole prüft diesen Text noch.
