Ein KI-Telefonassistent braucht keine neue Telefonanlage und keine neue Nummer. Ihre Kunden wählen weiter die Nummer, die sie kennen. Eine Rufumleitung sorgt dafür, dass Anrufe beim Assistenten landen, wenn bei Ihnen niemand abnimmt.
Diese Anleitung zeigt die üblichen Wege. Menüs heißen je nach Gerät und Version etwas anders. Wenn Sie hängen bleiben, richten wir die Umleitung im Rahmen der Einrichtung gemeinsam mit Ihnen ein.
Welche Art von Umleitung?
Es gibt vier Varianten, die man auch kombinieren kann:
| Umleitung | Wann sie greift | Typischer Einsatz |
|---|---|---|
| Bei besetzt | Ihre Leitung ist belegt | Sie telefonieren schon, ein zweiter Kunde ruft an |
| Nach Zeit (verzögert) | Niemand nimmt nach X Sekunden ab | Sie sind beim Kunden, in der Werkstatt, im Service |
| Bei Nichterreichbarkeit | Das Handy ist aus oder ohne Netz | Funkloch, Akku leer |
| Sofort | Jeder Anruf geht direkt zum Assistenten | Außerhalb der Öffnungszeiten, im Urlaub |
Für die meisten Betriebe passt die Kombination „bei besetzt“ und „nach 20 Sekunden“ während der Öffnungszeiten, dazu „sofort“ nach Feierabend. So nehmen Sie jeden Anruf selbst an, den Sie annehmen können, und der Assistent übernimmt den Rest.
Wie richte ich die Rufumleitung in der Fritz!Box ein?
Bei einer Fritz!Box richten Sie die Umleitung in der Benutzeroberfläche ein, die Sie im Browser unter fritz.box erreichen:
- Öffnen Sie Telefonie → Rufbehandlung → Rufumleitung.
- Klicken Sie auf Neue Rufumleitung.
- Wählen Sie, welche Anrufe umgeleitet werden: alle Anrufe oder nur Anrufe an eine bestimmte Rufnummer, zum Beispiel Ihre Geschäftsnummer.
- Tragen Sie als Ziel die Nummer Ihres Assistenten ein.
- Wählen Sie die Art der Umleitung: verzögert, bei besetzt oder beides. Bei „verzögert“ legen Sie fest, nach wie vielen Sekunden umgeleitet wird.
- Speichern und mit einem Testanruf von einem anderen Telefon prüfen.
Für die Zeit nach Feierabend legen Sie eine zweite Umleitung „sofort“ an und schalten sie abends ein, über das Menü oder die FRITZ!App Fon. Ist Ihnen das zu umständlich, schalten wir die Umleitung zeitgesteuert beim Anbieter oder in der Telefonanlage.
Gut zu wissen: Bei einer Umleitung über die Fritz!Box belegt das umgeleitete Gespräch zwei Sprachkanäle Ihres Anschlusses. Bei den meisten Anschlüssen ist das kein Problem. Wenn Sie viele Anrufe gleichzeitig haben, ist eine Umleitung direkt beim Anbieter (siehe unten) die bessere Wahl.
Wie schalte ich die Umleitung bei Telekom, Vodafone oder 1&1?
Die meisten Anbieter können die Umleitung auch im Netz schalten. Dann belastet sie Ihren Anschluss nicht, und sie funktioniert auch, wenn Ihr Router aus ist.
- Im Kundenportal, meist unter Begriffen wie Rufumleitung, Anrufweiterschaltung oder Telefonie-Einstellungen.
- Mit Tastencodes am Telefon. Viele Anschlüsse unterstützen dieselben Codes wie das Handy (siehe nächster Abschnitt). Ob Ihr Anschluss sie unterstützt, steht in den Unterlagen Ihres Anbieters.
Mit welchen Codes leite ich das Handy um?
Für Mobilfunknummern gibt es einheitliche Codes, die Sie wie eine Telefonnummer eintippen und mit der Anruftaste bestätigen. Statt Zielnummer geben Sie die Nummer Ihres Assistenten ein, am besten mit +49.
| Umleitung | Einschalten | Ausschalten |
|---|---|---|
| Sofort, alle Anrufe | **21*Zielnummer# |
##21# |
| Nach Zeit (hier 20 Sekunden) | **61*Zielnummer*11*20# |
##61# |
| Bei besetzt | **67*Zielnummer# |
##67# |
| Bei Nichterreichbarkeit | **62*Zielnummer# |
##62# |
| Alle Umleitungen löschen | ##002# |
Die Wartezeit bei „nach Zeit“ kann meist zwischen 5 und 30 Sekunden liegen, in Schritten von 5. Auf dem iPhone und auf Android finden Sie dieselben Einstellungen auch im Menü unter Telefon → Rufweiterleitung oder Anrufeinstellungen.
Wie geht die Umleitung in 3CX, Starface, Placetel oder sipgate?
In Cloud- und Telefonanlagen legen Sie die Umleitung pro Nebenstelle, Gruppe oder Rufnummer fest. Die Begriffe unterscheiden sich, das Prinzip ist gleich:
- Eine Regel für „keine Antwort nach X Sekunden“ und „besetzt“ mit dem Ziel externe Nummer.
- Optional eine Zeitsteuerung für Abende, Wochenenden und Feiertage.
- Bei Gruppen (zum Beispiel „Service“) die Umleitung erst greifen lassen, wenn niemand in der Gruppe abgenommen hat.
Worauf sollte ich bei der Rufumleitung achten?
- Nicht zu früh umleiten. 15 bis 20 Sekunden geben Ihnen Zeit, selbst abzunehmen. Kürzer fühlt sich für Kunden an, als wäre nie jemand da.
- Einmal testen, aus einem fremden Netz. Ein Anruf vom eigenen Handy auf die eigene Nummer verhält sich manchmal anders.
- Kosten prüfen. Eine Umleitung ist ein Gespräch von Ihrem Anschluss zum Assistenten. In Flatrates für deutsche Festnetz- und Mobilnummern ist das meist enthalten.
- Mailbox ausschalten, sonst greift sie vor der Umleitung.
- Dem Assistenten sagen, wann er übernimmt. Er begrüßt Anrufer nach Feierabend anders als mittags im Hochbetrieb.
Wenn Sie lieber nicht selbst in die Einstellungen gehen: Bei Unitas gehört das Einrichten der Umleitung zur Einrichtung. Wir machen das in wenigen Minuten gemeinsam mit Ihnen per Video oder Telefon.
Entwurf: Ole prüft diesen Text noch.
